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有效的时间管理

睿商在线 【原创】 作者:睿商在线 李雯 2005年11月01日 11:33

有关时间管理的论述是德鲁克对我影响最大的部分,也是《卓有成效的管理者》一书的华彩乐段。在众多关于时间管理的书中,最让人产生观念震撼的,惟此书尔。

时间是一个稀缺资源,如不能有效利用,管理者将很难卓有成效。但是知识工作或管理活动天然是时间杀手,各种会议、协调工作、思想交流包围着管理者,让他们难以喘息,常常疲于奔命日常事务而荒于要务。

他们常常觉得,有一要事,因为复杂,留待有时间时慢慢解剖,然而时间几个月后都没有到来;他们常常觉得,一件自己原本擅长的工作,现在似乎成了很大的困难,因为时间总被电话、事务分割成一块块的……

一位作文非常漂亮和快捷的撰稿人,自己做总经理后,交付笔者的文稿一拖再拖,甚至延误正常的排版。他歉疚道,根本无法静心写作。

德鲁克说,重要的工作需要花整块的时间来做。例如做一个计划,一项人事调整方案,用4-5个小时集中精力也许就能做出雏形,此后零敲碎打修补即可;如果每天只花少量的时间,哪怕用一个月时间也做不出来。

读到这里,前文的困惑便迎刃而解。

问题是,怎样找到整块的时间呢?德鲁克也开出了药方:

追踪时间记录,删除不必要的浪费。人们对时间的印象往往和实际存有差距。一位CEO言之凿凿地说,他的时间1/3花在会见重要客户,1/3用于商谈业务,1/3用于重要社会活动。但拿过秘书做的时间统计后,他惊讶地发现,原来自己花很多时间帮熟悉的老客户催订单,这原本是销售经理的事情。另一位每天疲于参加各种宴会和社会活动的CEO,经过仔细鉴别之后发现,有相当多的活动本来是不必参加的,而主人的邀请不过是碍于情面。

授权。授权不是把自己的工作交给别人去做,而是只做属于自己,别人无法替代的工作。

做自己的时间计划。该删除的删除,该授权的授权,剩下的,就是知识工作者或者管理者如何管理自己的时间了。为了得到整块时间,一些人习惯的作法是先把琐事集中处理,然后再集中精力打歼灭战。然而常常事与愿违,集中的时间很快被新的任务新的琐事填充了。

所以德鲁克建议最好估计重要工作需要的时间,预先留出时间来。这和“大石头、小石头、沙子和水”的故事所说的,先装大石头(重要的事)的道理不谋而合,也和“要事第一”的原则相符。笔者个人建议早上一上班就列出自己一天的任务,然后为重要工作留出时间,琐事集中处理。

为了得到整块的集中精力思考的时间,一些领导者还有良好的工作习惯,例如早睡早起,提前上班。据我所知,国内一位超级分销商的老总过着令人羡慕的健康生活。下午6点下班关手机,晚上10点睡觉,早晨6点起床,打球、晨练、喝豆浆,8点准时坐在办公室里开始了一天繁忙的工作。(李雯)

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